INTEGRITETSPOLICY

Boodec AB:s integritetspolicy -Hur vi behandlar dina personuppgifter

Allmänt

Boodec AB är mån om att du skall känna dig trygg i alla dina kontakter med oss. Vi följer GDPR, den nya dataskyddsförordningen, vilket betyder att vi respekterar din integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter. Våra vägledande principer är enkla. Vi är öppna med vilka data vi samlar in och varför. Vi skyddar dina data på bästa möjliga sätt.

I bolagets integritetspolicy beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in, i vilket syfte de samlas in, på vilket sätt du kan ha kontroll över dina uppgifter samt hur du kan kontakta oss. Policyn gäller i alla sammanhang; när du använder dig av våra tjänster, när du besöker vår hemsida, sociala medier eller har kontakt med oss på annat sätt t. ex e-post. Policyn omfattar även uppgifter vi får in via telefon, post eller om du lämnar uppgifter till oss på annat sätt.

Vår policy gäller oavsett om du kommer i kontakt med oss som kund eller i din yrkesroll eller bara är intresserad av vår verksamhet. Den gäller även för anställda i bolaget.

Boodec AB är personuppgiftsansvarig på det sätt som redovisas nedan och bolaget ansvarar för att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning.

 

Personuppgifter som vi samlar in

Boodec AB får i första hand personuppgifterna direkt från dig. Exempel på personuppgifter som vi samlar in är namn, adress, telefon-nr, e-postadress, personnummer. Boodec AB kan komma att med hjälp av ditt personnummer uppdatera dina uppgifter från andra offentliga register om detta är nödvändigt för genomförande av vårt arbete för dig. Bolaget kan även utifrån mobilnumret ta fram uppgifter eller på annat sätt komplettera dina uppgifter.

När vi erhållit information från andra källor kommer vi att redogöra för dig varifrån vi fått informationen samt få din verifiering på att informationen är korrekt.

Boodec AB registrerar personuppgifter i samband med:

  • När vi erhållet ett uppdrag från dig eller från juridisk person vilken du är aktiv i.
  • Uppdraget anses erhållet när uppdragsbrev upprättats mellan uppdragsgivaren och Boodec AB.
  • När du fyller i din e-postadress eller ditt mobilnummer på Webbplatsen
  • När du anmäler dig till Boodec AB:s nyhetsbrev.
  • Om du kontaktar oss via e-post, telefon, vår webbplats eller sociala media.
  • När du erhållet en praktikplats hos Boodec AB.
  • Vid anställning i Boodec AB.

 

Hur vi använder insamlad information

Boodec AB behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan:

  1. Utförande av tjänster samt service
  2. För att kunna utföra de tjänster som finns specificerade i uppdragsbrevet mellan Boodec AB och dig eller det företag som du driver.
  3. Möjliggöra god service, hantera dina förfrågningar, korrigera felaktiga uppgifter samt skicka information som du har begärt.

 

Marknadsföring samt förmedling av information

  1. För att kunna skicka nyhetsbrev (om du begärt sådana).
  2. Personuppgifterna används även vid analys för att utföra segmentering/profilering för att kunna utveckla riktade erbjudande och tjänster
  3. För att kunna skicka dig information och marknadsföring via e-post, sms eller via vanlig post eller telefon, då du har en aktiv relation med oss.
  4. För att kunna kontakta dig via e-post, sms, telefon eller post om andra erbjudanden, tjänster som vi tror kan var av intresse för dig. Du kan när som helst tacka nej till denna marknadsföring.
  5. För att kunna ge dig relevant information, rekommendationer och anpassade tjänster baserat på vad vi har för kunskaper om din eller ditt företags situation
  6. För att kunna skicka viktiga meddelande som kommunikation om förändringar i våra villkor och policyer.
  7.  

Administration

Behandlingar som vi behöver göra för att kunna bedriva vår verksamhet. Nödvändiga ur effektivitets- och tekniskt hänseende är ganska självklara. Det innefattar bl. a att vi använder dina personuppgifter i följande fall.

  1. När du e-postat någon av våra anställda eller till en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när vi mejlat dig.
  2. När du ringer någon av våra anställda eller till vår växel används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. När vi utför uppdrag åt dig kan dina uppgifter användas för att kunna genomföra tjänsten t ex uppfylla redovisningskrav.
  3. Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande.
  4. Om du söker anställning behandlar vi dina uppgifter för att kunna bedöma om du är den vi söker och för att ta kontakt med dig.
  5. När du är anställd hos oss används dina uppgifter för personaladministration, löneadministration tillgodose din fysiska säkerhet men även för att tillgodose vår IT- och informationssäkerhet.
  6. I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag, i utredningar och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.
  7. I vår verksamhetsuppföljning förekommer personuppgifter i interna rapporteringssystem, i rapporter och redovisningar.

 

Information som kan lämnas ut

Vi kan delar med oss av information till företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna ge dig bra service samt bedriva och utveckla vår verksamhet allt på ett kostnadseffektivt sätt för att uppnå största möjliga resultat. Det kan vara distribution analys, betalservice eller andra tjänster. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess

Boodec AB samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/ESS.

 

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter.

I och med att du lämnar uppgifter till Boodec AB ger du oss din tillåtelse att registrera och lagra uppgifter om av vilken anledning du lämnat dem samt behandlar de angivna personuppgifterna för angivna ändamål.

För alla behandlingar ska det finnas en rättslig grund och vi stödjer oss på: Uppfyllande av avtal.  Det som faktiskt krävs för att vi skall utföra ett uppdrag. Rättslig förpliktelse tex att vi är skyldig all lämna uppgifter till Skatteverket eller sköta vår bokföring. Samtycke när du uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter och förstått vad det betyder.

Kopplar vi våra ändamål till rättsliga grunder ser det ut såhär.

  1. Utförande av uppdrag                                           Uppfyllande av avtal.
  2. Marknadsföring och förmedling                            Berättigat intresse. av information.
  3. Administration                                                    Berättigat intresse, rättsliga förpliktelser                                                                            uppfyllande av avtal samt samtycke.

Om vi använder oss av berättigat intresse som grund kommer detta endast att göras i de syften som angetts ovan. Du kan när som helst återkalla ett lämnat samtycke genom att kontakta oss. Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifterna inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt men hänsyn till ändamålen med behandlingen Boodec AB har interna rutiner för att säkerställa detta. Boodec AB kommer att lagra dina personuppgifter så länge du har en relation med bolaget.  Uppgifter äldre än 10 år lagras inte utom då särskild överenskommelse gjorts om detta. Efter avslutad kundrelation lagras dina uppgifter i 10 år innan uppgifterna rensas ut. I marknadsföringssyfte används inte information som är äldre än 5 år. Viss information kan behållas längre när så krävs i annan lagstiftning såsom exempelvis bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet och sekretess.

 

Dina rättigheter och val

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vad som sparas. Boodec AB kommer på eget eller ditt initiativ att rätta uppgifter som upptäcks vara felaktiga. Du kan när som helst begära att felaktiga uppgifter korrigeras eller att dess användning begränsas genom att kontakta oss. Om du anser att dina rättigheter inte respekteras av oss får du kontakta datainspektionen. (www.datainspektionen.se)

Du kan när som hels avstå från att ta emot direktmarknadsföringskommunikation från oss. Om du vill slippa den i en viss kanal gör du det genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i den e-post och/eller SMS-kommunikation som vi skickar dig.

Du kan erhålla information om vilka personuppgifter som är registrerade, genom att skriftligt eller digitalt begära ett sådant registerutdrag från Boodec AB. Informationen är som huvudregel kostnadsfri. Det är också möjligt att få en kopia på uppgifterna så länge det inte påverkar andras rättigheter och friheter negativt.

 

Så kontaktar du oss

För ytterligare information om personuppgiftshanteringen eller om du har frågor, är du välkommen att kontakta oss.

Boodec AB Nylandsgatan 16 826 31  Söderhamn E-post info@bodek.se Telefon  +46(0)270-16400

 

Denna integritetspolicy gäller från och med 2018-05-15.

 

 

 

 

© Copyright Bodek